Politique de confidentialité et protection des données personnelles

1. Champ d’application

La présente politique décrit les modalités de traitement des données à caractère personnel susceptibles d’être collectées ou utilisées lors de la consultation de varmariq.com, de la création ou de l’utilisation éventuelle d’un compte, de la passation et de l’exécution d’une commande, du paiement, de la livraison, d’un retour, d’un remboursement, du service après-vente, d’un échange avec le service clientèle ou d’une inscription facultative à des communications commerciales.

Pour les utilisateurs et consommateurs situés en France, ces traitements sont effectués conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), à la législation française applicable en matière de protection des données à caractère personnel ainsi qu’aux autres dispositions impératives applicables.

2. Catégories de données collectées

• Données communiquées directement par l’utilisateur : nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail, informations liées à un compte éventuel, contenu des échanges, numéro de commande, choix formulés dans le cadre d’un retour et justificatifs transmis.
• Données relatives aux commandes et à la relation commerciale : produits commandés, prix, réductions éventuelles, résultat de l’autorisation de paiement, informations de livraison et de suivi, retours, remboursements et historique du service après-vente.
• Données techniques et de navigation : adresse IP, type d’appareil, navigateur, langue, journaux de sécurité, pages consultées et préférences exprimées en matière de cookies et autres traceurs.
• Données transmises par des prestataires : confirmation ou statut du paiement, informations logistiques, éléments liés à la prévention de la fraude et données strictement nécessaires à l’exécution de la commande.

Les données complètes de la carte bancaire sont saisies dans l’environnement du prestataire de paiement concerné et ne doivent pas être communiquées au service clientèle. Les règles applicables aux cookies et technologies similaires sont précisées dans la Politique relative aux cookies.

3. Finalités des traitements et bases juridiques

• Exécution du contrat ou mesures précontractuelles : gérer le panier, traiter la commande et le paiement, organiser la livraison et le suivi, assurer les retours, remboursements, garanties et demandes directement liées à l’achat.
• Consentement : adresser une newsletter ou certaines communications commerciales et déposer ou lire des traceurs non nécessaires lorsque la réglementation impose le recueil préalable d’un consentement. Celui-ci peut être retiré à tout moment pour l’avenir.
• Respect d’une obligation légale : satisfaire aux obligations comptables, fiscales et de protection des consommateurs, conserver les pièces requises par la réglementation et répondre aux demandes émanant d’une autorité légalement habilitée.
• Intérêt légitime : assurer la sécurité du site et des transactions, prévenir la fraude, constater, exercer ou défendre des droits, améliorer le fonctionnement du service et identifier les difficultés rencontrées dans le parcours utilisateur, sous réserve de la mise en balance requise avec les intérêts, droits et libertés des personnes concernées.

4. Destinataires des données et recours à des prestataires

L’accès aux données personnelles est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ainsi qu’aux prestataires intervenant, selon les besoins, dans l’hébergement, le paiement, la prévention de la fraude, l’exploitation technique de la boutique, la messagerie, l’assistance clientèle, la livraison assurée notamment par DHL Express, UPS® ou FedEx, les outils d’analyse autorisés et la gestion du consentement. Les données peuvent également être communiquées à une autorité ou à un organisme légalement habilité lorsque cette communication est requise par la réglementation.

VARMARIQ ne commercialise pas les données personnelles sous la forme d’un fichier autonome de clients. Lorsqu’un prestataire traite des données pour le compte de VARMARIQ, l’accès est limité aux informations nécessaires à l’accomplissement de la mission concernée et le prestataire est tenu de mettre en œuvre les mesures de protection imposées par le cadre juridique applicable.

5. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires, destinataires ou infrastructures techniques peuvent être établis hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Lorsqu’un tel transfert relève du chapitre V du RGPD, il est encadré, selon la situation applicable, par une décision d’adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types, des mesures complémentaires appropriées ou tout autre mécanisme de transfert reconnu par la réglementation. Des informations complémentaires sur les garanties applicables à un traitement déterminé peuvent être demandées à mail@varmariq.com.

6. Durées de conservation

• les données nécessaires à la gestion d’une commande et de la relation client sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution et au suivi de cette relation, puis, le cas échéant, archivées pendant la durée requise pour satisfaire à une obligation légale ou assurer la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit ;
• les factures et pièces comptables sont conservées pendant la durée légale applicable, pouvant atteindre 10 ans ;
• les données utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant la relation commerciale puis, en principe, jusqu’à 3 ans à compter de la fin de cette relation ou du dernier contact pertinent, sous réserve d’une opposition ou d’un retrait du consentement intervenu antérieurement ;
• les informations relatives aux demandes d’exercice de droits sont conservées pendant la durée nécessaire à leur traitement puis, si nécessaire, pendant une durée permettant d’établir la preuve de la réponse apportée ;
• les choix d’acceptation ou de refus relatifs aux cookies et autres traceurs sont, en principe, mémorisés pendant 6 mois afin d’éviter de solliciter de nouveau l’utilisateur à chaque visite.

À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées de manière irréversible ou placées en archivage intermédiaire avec un accès restreint lorsqu’une conservation demeure nécessaire en application de la loi ou pour la défense d’un droit.

7. Gestion du consentement aux cookies et traceurs

Le site peut utiliser certains éléments techniques, tels que l’adresse IP et la langue du navigateur, afin d’identifier de manière approximative la région de connexion et de présenter un module de gestion du consentement adapté. Lorsque le consentement est juridiquement requis, les cookies et traceurs non nécessaires restent désactivés tant qu’un choix valable n’a pas été exprimé. Les possibilités d’accepter, de refuser ou de personnaliser les traceurs doivent être présentées de manière claire et accessible, sans mécanisme susceptible d’altérer la liberté du consentement.

8. Droits des personnes concernées

Sous réserve des conditions prévues par le RGPD, toute personne concernée peut exercer un droit d’accès à ses données, demander leur rectification ou leur effacement, solliciter la limitation d’un traitement, exercer son droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ou s’opposer à certains traitements. Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment pour l’avenir, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant son retrait.

Toute demande peut être adressée à mail@varmariq.com. Lorsque cela est nécessaire et en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, des informations complémentaires strictement proportionnées peuvent être sollicitées afin de vérifier son identité. Une réponse est apportée dans les délais prévus par le RGPD, en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, sous réserve des prolongations légalement admises notamment en raison de la complexité ou du nombre de demandes. La personne concernée dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

9. Sécurité des données et utilisation par des mineurs

Des mesures techniques et organisationnelles adaptées sont mises en œuvre afin de limiter les risques d’accès non autorisé, de perte, d’altération, de divulgation ou d’utilisation illicite des données personnelles. Aucune mesure de sécurité ne permettant toutefois d’exclure totalement tout risque, il appartient également à l’utilisateur de protéger l’accès à son compte éventuel, à son adresse e-mail et à ses appareils. Le site est destiné aux personnes juridiquement aptes à conclure un contrat ; lorsqu’une intervention du représentant légal est requise, les données d’un mineur ne doivent pas être utilisées pour passer une commande sans cette intervention.

10. Contact relatif aux données personnelles

Pour toute question concernant la présente politique ou l’exercice des droits relatifs aux données personnelles : VARMARIQ · 3127 Kingfisher Dr, Humble, TX 77396, États-Unis · mail@varmariq.com · +1 (281) 926-4085.